本文來自于”湘江數評“公眾號，作者老楊，經作者本人同意授權后發(fā)布
企業(yè)數字化轉型的難點其實不在技術環(huán)節(jié)，能用技術解決的問題都不是問題，關鍵還是在于應用，因為只有系統真正應用起來了數字化才有價值，但現實就是這種價值取得很難。
今天在甲方群內某企業(yè)CIO提問：如何讓業(yè)務部門規(guī)范使用系統?
在老楊看來這個問題包含兩個方面的內容：應用與規(guī)范使用。
首先我們要解決如何要業(yè)務部門應用系統的問題。
很多人可能會想當然的認為需求是業(yè)務部門提的，信息部門按要求采購的軟件，業(yè)務部門就會想當然的使用，其實在軟件應用過程中總會有各種各樣的問題出現，如果這些問題處理不當那么將直接影響軟件的應用效果，甚至被業(yè)務部門瘋狂吐槽。那么如何讓業(yè)務部門應用起來?
有人會說那非常簡單，滿足業(yè)務部門的需求即可，但前提就是要控制好業(yè)務部門的需求并為此達成全面共識，將需求控制在一個可控范圍之內，因為對于大部分傳統企業(yè)的業(yè)務部門而言要么無需求，那么什么都想實現，且業(yè)務活動是動態(tài)的，而系統功能卻是固定的，所以在數字化轉型建設上就需要有一個“削足適履”的過程，問題就在于業(yè)務部門會不會去適應，這就要求信息部門在前期就要做好溝通工作，就數字化項目的實施范圍及既定的建設目標達成一個共識，而不是任由其不斷發(fā)散，或應用期間以系統不滿足需求而拒絕使用。
為什么業(yè)務部門會拒絕使用系統?原因可以歸納如下幾點：
第一，不喜歡被改變;
第二，系統過于透明;
第三，系統可能會削弱其在企業(yè)內的影響力及權利;
第四，系統會削弱某些崗位在企業(yè)內的競爭力;
除了以上幾點原因，老楊認為最關鍵的還是系統功能好不好用，操作界面是否友好，為什么一些管理軟件很難使用起來，一個很重要的原因就是系統界面設計的過于復雜，各種表格堆疊，各種復雜的權限控制，一打開就讓業(yè)務部門眼花繚亂很難上手，這就不難解釋為什么企業(yè)上了系統，但業(yè)務部門更喜歡用Excel的原因，因為簡單。所以信息部門的前期選型很重要，實施過程中的功能調試也同樣不能忽視。
那么解決了業(yè)務部門用不用的問題，接下來信息部門要面對的就是如何用、用的好不好的問題，這就涉及到一個應用規(guī)范的問題。為什么很多企業(yè)上了業(yè)務系統但核心的數據還保存在Excel里，為什么一些企業(yè)上了大數據報表系統而領導從來不看，反而還是喜歡業(yè)務部門呈報的表格，除了缺乏數據意識外，最重要的原因就是系統內的數據準確性難以保障，難以為決策提供支持，這也是大部分傳統企業(yè)CIO們所頭痛的問題： 如何做好系統的應用規(guī)范管理。
一談及規(guī)范很多人都會想到用制度約束，但現實就是制度制定易執(zhí)行難，有多少公司的管理制度是流于形式，這個時候有人會反問：如果制度能夠執(zhí)行下去呢?如果業(yè)務部門達不到規(guī)范要求就重罰，會不會更有效果?
老楊要說的是：未必!
這種 重罰措施搞不好信息部門會被反噬!
為什么?
對于企業(yè)數字化轉型建設而言大部分傳統企業(yè)的業(yè)務部門都是被動式接受，除非有非常痛的業(yè)務痛點需要借助系統來解決，一般來說他們不會主動擁抱數字化，而信息部門在企業(yè)內的地位與影響力一般都較弱，且無權力去改善，業(yè)務部門可以輕松的用一句“系統不好用”來拒絕使用，但信息部門如果用罰款的方式去強推系統，勢必會引起業(yè)務部門的激烈反對，然系統并不是完美的，業(yè)務部門隨便找?guī)讉€功能缺陷足可以讓信息部門鎩羽而歸，正所謂強勢不成被反噬!
那么有沒有解決之道?
肯定是有的。
信息部門想規(guī)范系統的使用行為，那么必然依賴于制度，那么在制度里必然也要注明相關標準，這就是規(guī)范化的依據，比如數據的填寫規(guī)范、數據的及時性、完整性要求、用戶登錄系統的活躍度、功能的應用率等等，作為考評的依據，那么制度有了如何確保順利執(zhí)行呢?
借用某企業(yè)CIO的上中下三策：
上策：用流程作為卡點;還需是關鍵流程卡點，比如在付款節(jié)點，滿足不了數據完整性的要求可退回拒絕支付;
中策：監(jiān)督通報;可聯合企業(yè)審計部門對系統應用情況進行聯合檢查，對未按要求應用系統的用戶及部門進行通報批評，建議條件允許的企業(yè)多獎少罰;
下策：求業(yè)務部門用;所謂的“求”并非低三下四，而是需要良好的溝通技巧，以此改變業(yè)務部門對數字化的認知、配合度、用起來。
綜上所述，數字化系統的應用推廣需要的是藝術，而非用制度政策去強推、強壓，激化內部矛盾，最后老楊將此策略總結如下：
制度寫出來
應用規(guī)范定出來
通知發(fā)出來
業(yè)務部門溝通起來
審計部門聯合起來
服務聯動起來
獎罰落實起來
通報發(fā)出來
最后系統用起來
